Hàm VLOOKUP là một trong những hàm cơ bản của Excel, được sử dụng để tìm kiếm và truy xuất giá trị từ một bảng dữ liệu. Đây là một công cụ rất hữu ích để kết hợp dữ liệu từ nhiều trang tính trong Excel. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng hàm VLOOKUP để kết hợp dữ liệu từ nhiều trang tính trong Excel.

Tham khảo thêm: Tổng hợp các khóa học excel cơ bản cho người đi làm

Giới thiệu về hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP là một trong những hàm cơ bản của Excel, được sử dụng để tìm kiếm và truy xuất giá trị từ một bảng dữ liệu. Công thức của hàm VLOOKUP như sau:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Trong đó:

Lookup_value là giá trị mà chúng ta muốn tìm kiếm.
Table_array là phạm vi dữ liệu mà chúng ta muốn tìm kiếm.
Col_index_num là số thứ tự của cột trong table_array mà chúng ta muốn trả về giá trị.
Range_lookup là một giá trị tùy chọn, được sử dụng để chỉ định cách tìm giá trị khi giá trị cần tìm không chính xác. Nếu range_lookup bằng TRUE hoặc bị bỏ trống, hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm giá trị gần đúng. Nếu range_lookup bằng FALSE, hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm giá trị chính xác.

Các tham số của hàm VLOOKUP

 Lookup_value là giá trị mà chúng ta muốn tìm kiếm trong bảng dữ liệu. Giá trị này có thể là một giá trị cụ thể, một ô trong bảng tính, hoặc một hàm trả về giá trị.

Table_array là phạm vi dữ liệu mà chúng ta muốn tìm kiếm. Đây là một phạm vi dữ liệu bao gồm nhiều hàng và cột. Để sử dụng hàm VLOOKUP để kết hợp dữ liệu từ nhiều trang tính, chúng ta cần nhập phạm vi dữ liệu từ các trang tính khác nhau.

Col_index_num là số thứ tự của cột trong table_array mà chúng ta muốn trả về giá trị. Điều này có nghĩa là nếu chúng ta muốn lấy giá trị từ cột thứ hai trong table_array, chúng ta cần nhập số 2 vào col_index_num.

Range_lookup là một giá trị tùy chọn, được sử dụng để chỉ định cách tìm kiếm giá trị khi giá trị cần tìm không chính xác. Nếu range_lookup bằng TRUE hoặc bị bỏ trống, hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm giá trị gần đúng. Nếu range_lookup bằng FALSE, hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm giá trị chính xác.

Sử dụng hàm VLOOKUP để kết hợp dữ liệu từ nhiều trang tính

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu

Trước khi sử dụng hàm VLOOKUP để kết hợp dữ liệu từ nhiều trang tính, chúng ta cần chuẩn bị dữ liệu. Đầu tiên, chúng ta cần tạo các trang tính chứa dữ liệu cần kết hợp. Sau đó, chúng ta cần đảm bảo rằng các trang tính này có cột chung, tức là một cột có các giá trị giống nhau trên các trang tính khác nhau.

Ví dụ, chúng ta có ba trang tính như sau:

Trang tính 1: Chứa thông tin về tên sản phẩm và giá thành của sản phẩm.

Trang tính 2: Chứa thông tin về tên sản phẩm và số lượng sản phẩm.

Trang tính 3: Chứa thông tin về tên sản phẩm và doanh thu.

Trên ba trang tính này, chúng ta đều có cột “Tên sản phẩm” là cột chung. Điều này sẽ giúp chúng ta kết hợp các dữ liệu từ các trang tính này để có được một bảng dữ liệu tổng hợp.

Bước 2: Sử dụng hàm VLOOKUP để kết hợp dữ liệu

Sau khi đã chuẩn bị dữ liệu, chúng ta có thể sử dụng hàm VLOOKUP để kết hợp các dữ liệu từ các trang tính khác nhau.

Ví dụ, nếu chúng ta muốn kết hợp thông tin về tên sản phẩm, giá thành, số lượng sản phẩm và doanh thu trong một bảng dữ liệu tổng hợp, chúng ta có thể thực hiện các bước sau:

Tạo một trang tính mới để chứa bảng dữ liệu tổng hợp.

Trong trang tính mới, nhập các tiêu đề cho các cột dữ liệu, bao gồm tên sản phẩm, giá thành, số lượng sản phẩm và doanh thu.

Sử dụng hàm VLOOKUP để lấy thông tin về giá thành từ trang tính 1 và lưu kết quả vào cột “Giá thành” trong bảng dữ liệu tổng hợp.

Sử dụng hàm VLOOKUP để lấy thông tin về số lượng sản phẩm từ trang tính 2 và lưu kết quả vào cột “Số lượng sản phẩm” trong bảng dữ liệu tổng hợp.

Sử dụng hàm VLOOKUP để lấy thông tin về doanh thu từ trang tính 3 và lưu kết quả vào cột “Doanh thu” trong bảng dữ liệu tổng hợp.

Lặp lại các bước trên cho các cột dữ liệu khác (nếu có).

Kiểm tra kết quả và chỉnh sửa nếu cần thiết.

Bước 3: Sử dụng hàm VLOOKUP để kết hợp dữ liệu

Sau khi đã chuẩn bị dữ liệu và tạo ra bảng dữ liệu tổng hợp, chúng ta có thể sử dụng hàm VLOOKUP để kết hợp dữ liệu từ các trang tính khác nhau vào bảng dữ liệu tổng hợp.

Ví dụ: Chúng ta muốn thêm thông tin về giá trị trung bình của các sản phẩm từ bảng tính khác vào bảng dữ liệu tổng hợp. Trong bảng dữ liệu tổng hợp, chúng ta có cột A là tên sản phẩm và cột B là giá trị trung bình. Chúng ta cần thêm cột C để lưu trữ giá trị trung bình của mỗi sản phẩm.

Đầu tiên, chúng ta cần chọn ô đầu tiên trong cột C và sử dụng hàm VLOOKUP để tìm giá trị trung bình của sản phẩm tương ứng từ bảng tính khác. Công thức sẽ như sau:

=VLOOKUP(A2, [Tên bảng tính]![Vùng dữ liệu chứa tên sản phẩm và giá trị trung bình], 2, FALSE)

Trong đó:

A2 là giá trị cần tìm kiếm (tên sản phẩm) trong bảng dữ liệu tổng hợp
[Tên bảng tính]![Vùng dữ liệu chứa tên sản phẩm và giá trị trung bình] là vùng dữ liệu chứa thông tin tên sản phẩm và giá trị trung bình từ bảng tính khác
2 là số thứ tự của cột chứa giá trị trung bình trong vùng dữ liệu
FALSE là kiểu tìm kiếm chính xác

Sau khi nhập công thức và nhấn Enter, giá trị trung bình của sản phẩm tương ứng sẽ được hiển thị trong cột C. Chúng ta có thể sao chép công thức này cho các ô còn lại trong cột C để kết hợp giá trị trung bình của các sản phẩm khác.

Chúng ta cũng có thể sử dụng hàm VLOOKUP để kết hợp các thông tin khác như số lượng sản phẩm, doanh thu, lợi nhuận, v.v. từ các bảng tính khác vào bảng dữ liệu tổng hợp.

Ví dụ minh họa

Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm VLOOKUP để kết hợp dữ liệu từ nhiều trang tính trong Excel, chúng ta hãy xem xét một ví dụ cụ thể:

Giả sử chúng ta có hai bảng dữ liệu như sau:

Bảng dữ liệu 1 – Danh sách sản phẩm:

Bảng dữ liệu 2 – Danh sách đơn hàng:

Chúng ta muốn tạo ra một bảng dữ liệu mới, ghi lại thông tin về các đơn hàng bao gồm cả tên sản phẩm và đơn giá của sản phẩm đó. Để làm được điều này, chúng ta sẽ sử dụng hàm VLOOKUP như sau:

Bước 1: Tạo ra bảng dữ liệu mới với các cột như sau: Mã đơn hàng, Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Số lượng và Đơn giá.

Bước 2: Nhập mã đơn hàng, mã sản phẩm và số lượng vào bảng dữ liệu mới.

Bước 3: Sử dụng hàm VLOOKUP để kết hợp dữ liệu. Để lấy tên sản phẩm từ bảng dữ liệu 1, chúng ta sử dụng công thức sau: =VLOOKUP(B2, ‘Bảng dữ liệu 1’!$A$2:$C$4, 2, FALSE). Trong đó, B2 là mã sản phẩm trong bảng dữ liệu mới, ‘Bảng dữ liệu 1’!$A$2:$C$4 là phạm vi của bảng dữ liệu 1 (đã được đặt tên), 2 là số cột của bảng dữ liệu 1 chúng ta muốn lấy, và FALSE là để bảo đảm rằng chỉ có các giá trị chính xác được khớp.

Để lấy đơn giá từ bảng dữ liệu 1, chúng ta sử dụng công thức tương tự: =VLOOKUP(B2, ‘Bảng dữ liệu 1’!$A$2:$C$4, 3, FALSE). Trong đó, 3 là số cột của bảng dữ liệu 1 chúng ta muốn lấy (đơn giá).

Kết quả sẽ là bảng dữ liệu mới với thông tin từ cả hai bảng dữ liệu ban đầu. Như trong ví dụ trên, bảng dữ liệu mới sẽ bao gồm tên nhân viên, phòng ban, chức vụ, số điện thoại và email. Bạn có thể thấy rằng việc sử dụng hàm VLOOKUP là rất hữu ích khi bạn muốn kết hợp thông tin từ nhiều bảng dữ liệu khác nhau trong Excel.

Tuy nhiên, để sử dụng hàm VLOOKUP hiệu quả, bạn cần hiểu rõ cách hoạt động của nó và cách áp dụng cho từng trường hợp cụ thể. Để giúp bạn làm được điều đó, hãy cùng đi vào các bước cụ thể để sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel.

Hạn chế của hàm VLOOKUP

Mặc dù hàm VLOOKUP là một công cụ hữu ích trong Excel, tuy nhiên nó vẫn tồn tại một số hạn chế mà bạn cần phải lưu ý. Sau đây là một số hạn chế của hàm VLOOKUP:

1. Chỉ áp dụng cho dữ liệu đã được sắp xếp

Hàm VLOOKUP chỉ hoạt động hiệu quả khi các giá trị trong bảng dữ liệu đã được sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Nếu bảng dữ liệu không được sắp xếp, bạn cần sắp xếp lại trước khi sử dụng hàm này.

2. Chỉ tìm kiếm được giá trị từ trái sang phải

Hàm VLOOKUP chỉ tìm kiếm được giá trị từ trái sang phải trong bảng dữ liệu. Nếu bạn cần tìm kiếm giá trị từ phải sang trái, bạn cần sử dụng hàm HLOOKUP.

3. Không thể tìm kiếm được giá trị gần đúng

Hàm VLOOKUP chỉ tìm kiếm được giá trị chính xác trong bảng dữ liệu. Nếu bạn cần tìm kiếm giá trị gần đúng, bạn cần sử dụng hàm INDEX và MATCH.

4. Có thể xảy ra lỗi nếu có giá trị trùng lặp trong bảng dữ liệu

Nếu trong bảng dữ liệu có giá trị trùng lặp, hàm VLOOKUP sẽ chỉ trả về giá trị đầu tiên mà nó tìm thấy. Điều này có thể dẫn đến lỗi và làm sai lệch kết quả.

Tóm lại, hàm VLOOKUP là một công cụ hữu ích để kết hợp dữ liệu từ nhiều bảng dữ liệu khác nhau trong Excel. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý những hạn chế của nó và áp dụng phù hợp để đảm bảo tính chính xác của kết quả.

Kết luận

Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu về cách sử dụng hàm VLOOKUP để kết hợp dữ liệu từ nhiều trang tính trong Excel. Bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP, chúng ta có thể kết hợp các dữ liệu từ các trang tính khác nhau và tạo ra một bảng dữ liệu tổng hợp. Chúng ta cũng đã tìm hiểu về các tham số của hàm VLOOKUP và cách sử dụng chúng để tìm kiếm và lấy dữ liệu.

Chúng ta cần lưu ý rằng việc sử dụng hàm VLOOKUP cũng có một số hạn chế. Ví dụ, nếu có nhiều bảng dữ liệu cần được kết hợp, việc sử dụng nhiều hàm VLOOKUP có thể làm chậm tốc độ tính toán của bảng tính. Ngoài ra, nếu dữ liệu có sự thay đổi thường xuyên, việc cập nhật bảng dữ liệu tổng hợp có thể trở nên khó khăn.

Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, việc sử dụng hàm VLOOKUP để kết hợp dữ liệu từ nhiều trang tính là một cách hiệu quả để tổng hợp thông tin và tạo ra báo cáo tổng quan. Chúng ta cần thực hiện các bước chuẩn bị dữ liệu đúng cách và sử dụng hàm VLOOKUP một cách chính xác để đảm bảo rằng chúng ta có được kết quả chính xác và đáng tin cậy.

FAQs:

Hỏi: Tại sao lại cần sử dụng hàm VLOOKUP để kết hợp dữ liệu từ nhiều trang tính trong Excel?
Trả lời: Việc kết hợp dữ liệu từ nhiều trang tính trong Excel là một nhu cầu phổ biến khi làm việc với dữ liệu. Sử dụng hàm VLOOKUP giúp cho quá trình này trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Với hàm VLOOKUP, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và trích xuất dữ liệu từ một trang tính khác, giúp cho việc phân tích và tổng hợp dữ liệu trở nên đơn giản hơn.

Hỏi: Tôi có thể sử dụng hàm VLOOKUP với bao nhiêu trang tính cùng một lúc?
Trả lời: Bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP với nhiều trang tính cùng một lúc tùy thuộc vào nhu cầu của công việc. Tuy nhiên, nên lưu ý rằng việc kết hợp nhiều trang tính có thể làm cho công thức của bạn trở nên phức tạp hơn và gây ra sự chậm trễ trong việc tính toán.

Hỏi: Tôi có thể sử dụng hàm VLOOKUP để kết hợp dữ liệu trong một file Excel khác không?
Trả lời: Có, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP để kết hợp dữ liệu trong một file Excel khác. Để làm điều này, bạn cần chỉ định đường dẫn đến tên file và tên trang tính chứa dữ liệu mà bạn muốn kết hợp.

Hỏi: Tôi có thể sử dụng hàm VLOOKUP để kết hợp dữ liệu trong các file Excel khác nhau không?
Trả lời: Có, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP để kết hợp dữ liệu trong các file Excel khác nhau. Tuy nhiên, để làm điều này, bạn cần phải đảm bảo rằng các file Excel đó đang được mở trên cùng một máy tính và bạn phải sử dụng đường dẫn đầy đủ đến tên file và tên trang tính chứa dữ liệu mà bạn muốn kết hợp.

Hỏi: Có cách nào khác để kết hợp dữ liệu từ nhiều trang tính trong Excel không?
Trả lời: Ngoài hàm VLOOKUP, trong Excel còn có nhiều hàm khác có thể giúp bạn kết hợp dữ liệu từ nhiều trang tính, như INDEX-MATCH, SUMIFS, hay DGET. Tuy nhiên, mỗi hàm đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Chẳng hạn, hàm INDEX-MATCH có tốc độ xử lý nhanh hơn hàm VLOOKUP, nhưng lại cần phải viết công thức phức tạp hơn. Hàm SUMIFS lại giúp bạn kết hợp dữ liệu dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, nhưng lại không thể lấy được thông tin từ cột bên trái. Hàm DGET giúp bạn truy xuất dữ liệu từ một bảng lớn, nhưng lại không thể tìm kiếm dữ liệu dựa trên nhiều cột.