Hướng dẫn sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel với tính năng Approximate Match

Hàm VLOOKUP trong Excel tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính của bạn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn có thể không chắc chắn về giá trị chính xác của dữ liệu cần tìm kiếm. Đó là khi tính năng Approximate Match của hàm VLOOKUP trở nên hữu ích.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ học cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel với tính năng Approximate Match để tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác.

Tham khảo thêm: Tổng hợp các khóa học excel cơ bản cho người đi làm

Định nghĩa của tính năng Approximate Match trong hàm VLOOKUP

Tính năng Approximate Match trong hàm VLOOKUP cho phép bạn tìm kiếm giá trị gần đúng trong bảng dữ liệu của mình. Thay vì tìm kiếm giá trị chính xác, bạn có thể chỉ định một giới hạn sai số (tolerance) cho phép tìm kiếm giá trị gần nhất với giá trị cần tìm.

Cú pháp của hàm VLOOKUP với tính năng Approximate Match

Cú pháp của hàm VLOOKUP với tính năng Approximate Match khá giống với cú pháp của hàm VLOOKUP thông thường. Tuy nhiên, bạn cần thêm một tham số nữa để chỉ định giá trị tolerance cho tính năng tìm kiếm gần đúng.

Cú pháp của hàm VLOOKUP với tính năng Approximate Match như sau:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Trong đó:

Lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm.
Table_array: Bảng dữ liệu chứa giá trị cần tìm kiếm.
Col_index_num: Số thứ tự của cột chứa giá trị cần trả về.
Range_lookup: Giá trị TRUE hoặc FALSE để chỉ định tìm kiếm gần đúng hay chính xác. Nếu để trống hoặc TRUE, hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm gần đúng. Nếu bằng FALSE, hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm chính xác.
Để thêm tính năng Approximate Match, bạn cần thêm một tham số tolerance vào cuối cùng của công thức, trước dấu đóng ngoặc.

Ví dụ về sử dụng hàm VLOOKUP với tính năng Approximate Match

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu về sản phẩm, gồm tên sản phẩm, số lượng tồn kho và giá bán. Bạn muốn tìm kiếm giá bán của sản phẩm “Áo khoác” trong bảng dữ liệu này với giới hạn sai số là 10.

Đầu tiên, bạn cần nhập giá trị “Áo khoác” vào ô A1. Sau đó, bạn nhập công thức sau vào ô B1:

=VLOOKUP(A1, B2:D6, 3, TRUE, 10)

Trong đó:

A1: Giá trị cần tìm kiếm là “Áo khoác”.
B2:D6: Bảng dữ liệu chứa giá trị cần tìm kiếm.
3: Cột thứ 3 chứa giá trị giá bán.
TRUE: Tìm kiếm gần đúng.
10: Giới hạn sai số là 10.

Kết quả trả về sẽ là giá bán của sản phẩm “Áo khoác” trong bảng dữ liệu, nếu có giá trị nào đó trong khoảng từ 10 đơn vị trở xuống so với giá trị cần tìm kiếm.

So sánh giữa tìm kiếm chính xác và tìm kiếm gần đúng với hàm VLOOKUP

Khi sử dụng hàm VLOOKUP, bạn có thể chọn giữa hai loại tìm kiếm: tìm kiếm chính xác (Exact Match) hoặc tìm kiếm gần đúng (Approximate Match). So sánh giữa hai loại tìm kiếm này có thể giúp bạn lựa chọn phương pháp phù hợp với mục đích sử dụng.

Trong tìm kiếm chính xác, hàm VLOOKUP tìm kiếm giá trị chính xác trong cột giá trị cần tìm kiếm và trả về giá trị ở cột tương ứng. Ví dụ, nếu bạn muốn tìm kiếm số điện thoại của một khách hàng trong bảng dữ liệu, bạn sử dụng tìm kiếm chính xác để tìm kiếm mã khách hàng và trả về số điện thoại của khách hàng đó.

Tuy nhiên, tìm kiếm chính xác chỉ hoạt động khi giá trị cần tìm kiếm trong bảng dữ liệu giống hoàn toàn với giá trị được nhập vào trong hàm VLOOKUP. Nếu giá trị trong bảng dữ liệu có một chút khác biệt so với giá trị cần tìm kiếm, kết quả trả về sẽ không chính xác.

Đối với tìm kiếm gần đúng, hàm VLOOKUP tìm kiếm giá trị gần đúng nhất trong cột giá trị cần tìm kiếm và trả về giá trị ở cột tương ứng. Tính năng này cho phép bạn tìm kiếm dữ liệu dễ dàng hơn và có thể chấp nhận một chút sai số trong kết quả trả về. Ví dụ, nếu bạn muốn tìm kiếm giá sản phẩm gần nhất với giá 50 đô la, bạn sử dụng tìm kiếm gần đúng và thiết lập giới hạn sai số để tìm kiếm sản phẩm có giá gần 50 đô la nhất.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng tìm kiếm gần đúng có thể dẫn đến kết quả trả về không chính xác nếu giới hạn sai số quá lớn. Nếu độ chính xác là yếu tố quan trọng, bạn nên sử dụng tìm kiếm chính xác thay vì tìm kiếm gần đúng.

Một số lưu ý khi sử dụng hàm VLOOKUP với tính năng Approximate Match

Khi sử dụng tính năng Approximate Match trong hàm VLOOKUP, có một số lưu ý cần được quan tâm để đảm bảo tính chính xác của kết quả trả về.

1. Nếu giá trị không được tìm thấy

Trong trường hợp giá trị cần tìm kiếm không được tìm thấy trong cột giá trị tìm kiếm, hàm VLOOKUP với tính năng Approximate Match sẽ trả về giá trị gần đúng nhất trong cột giá trị tìm kiếm. Tuy nhiên, đôi khi giá trị này có thể không phù hợp với yêu cầu của bạn. Vì vậy, trước khi sử dụng tính năng này, bạn cần kiểm tra kỹ xem liệu kết quả trả về có phù hợp với yêu cầu của mình hay không.

2. Sử dụng dấu phân cách decimal khác

Khi sử dụng tính năng Approximate Match trong hàm VLOOKUP, bạn cần kiểm tra xem dấu phân cách decimal của bạn có phù hợp với cấu hình của Excel hay không. Nếu không, kết quả trả về có thể không chính xác. Để kiểm tra và thay đổi dấu phân cách decimal, bạn có thể truy cập vào tab “File” -> “Options” -> “Advanced” -> “Display options for this worksheet” -> “Decimal separator”.

3. Cập nhật lại bảng dữ liệu

Nếu dữ liệu trong bảng của bạn thay đổi thường xuyên, bạn cần cập nhật lại bảng dữ liệu để đảm bảo tính chính xác của kết quả trả về. Nếu không, các giá trị tìm kiếm gần đúng có thể không phù hợp với bảng dữ liệu mới nhất.

4. Sử dụng hàm IFERROR để xử lý lỗi

Nếu kết quả trả về từ hàm VLOOKUP với tính năng Approximate Match có chứa lỗi, bạn có thể sử dụng hàm IFERROR để xử lý lỗi đó. Hàm này sẽ trả về giá trị mặc định nếu kết quả trả về từ hàm VLOOKUP có chứa lỗi.

5. Giảm thiểu sai sót khi nhập liệu

Khi làm việc với các bảng dữ liệu lớn và phức tạp, việc nhập liệu chính xác là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng ta cũng nhập được đúng giá trị. Trong trường hợp này, tính năng Approximate Match sẽ giúp giảm thiểu sai sót khi nhập liệu. Thay vì phải nhập chính xác giá trị, bạn có thể nhập gần đúng và hàm VLOOKUP sẽ tìm giá trị gần nhất trong bảng dữ liệu để trả về kết quả.

6. Tăng tính linh hoạt và tốc độ xử lý

Sử dụng tính năng Approximate Match trong hàm VLOOKUP cũng giúp tăng tính linh hoạt và tốc độ xử lý của công việc. Thay vì phải tìm kiếm chính xác giá trị, bạn có thể tìm kiếm gần đúng và nhanh chóng xử lý các bản ghi trong bảng dữ liệu lớn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

Lợi ích của tính năng Approximate Match trong hàm VLOOKUP

Tính năng Approximate Match trong hàm VLOOKUP giúp bạn tìm kiếm giá trị gần đúng một cách nhanh chóng và tiện lợi. Bạn có thể dễ dàng chỉ định giới hạn sai số cho phép tìm kiếm giá trị gần nhất với giá trị cần tìm, giúp tăng độ chính xác và linh hoạt trong công việc.

Ngoài ra, tính năng này còn giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tìm kiếm giá trị trong bảng dữ liệu lớn. Thay vì phải tìm kiếm từng giá trị một, bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm gần đúng để nhanh chóng lấy ra giá trị cần tìm.

Hạn chế của tính năng Approximate Match

Tuy nhiên, tính năng Approximate Match trong hàm VLOOKUP cũng có những hạn chế cần lưu ý. Khi sử dụng tính năng này, bạn cần chú ý đến giới hạn sai số (tolerance) để đảm bảo tìm kiếm được giá trị chính xác nhất có thể. Nếu thiết lập giới hạn sai số quá lớn, bạn có thể lấy nhầm giá trị khác không liên quan đến giá trị cần tìm.

Ngoài ra, khi sử dụng tính năng tìm kiếm gần đúng, hàm VLOOKUP có thể trả về giá trị không chính xác hoặc không phù hợp với mục đích sử dụng. Vì vậy, bạn cần cân nhắc và kiểm tra kỹ trước khi sử dụng tính năng này.

Kết luận

Trên đây là những thông tin cơ bản về hàm VLOOKUP trong Excel với tính năng Approximate Match. Chúng tôi hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc và sử dụng hàm VLOOKUP hiệu quả hơn. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc ý kiến đóng góp nào, xin vui lòng để lại bình luận bên dưới. Chúng tôi sẽ cố gắng trả lời sớm nhất có thể.

Trọn bộ khóa học Excel online chất lượng từ cơ bản đến nâng cao, phù hợp cho mọi đối tượng từ văn phòng đến sinh viên, học phí thấp và được sở hữu trọn đời. Bạn sẽ được tiếp cận với những bài học chi tiết và dễ hiểu, bao gồm tài liệu và bài tập thực hành giúp bạn trau dồi kiến thức và kỹ năng sử dụng Excel.

Có nên đăng ký học Excel online? Học ở đâu là tốt?

FAQs:

Hỏi: Làm thế nào để sử dụng hàm VLOOKUP với tính năng Approximate Match trong Excel?
Trả lời: Để sử dụng tính năng Approximate Match của hàm VLOOKUP trong Excel, bạn cần bắt đầu bằng cách chọn ô mà bạn muốn hiển thị kết quả tìm kiếm. Sau đó, nhập hàm VLOOKUP và các tham số của nó vào ô này. Trong tham số thứ 4, bạn cần nhập giá trị TRUE để sử dụng tính năng Approximate Match. Bạn cần nhập giá trị FALSE để sử dụng tìm kiếm chính xác.

Hỏi: Hàm VLOOKUP với tính năng Approximate Match khác gì so với tìm kiếm chính xác?
Trả lời: Tính năng Approximate Match của hàm VLOOKUP cho phép bạn tìm kiếm các giá trị gần giống nhau nhưng không phải hoàn toàn giống nhau. Trong khi đó, tìm kiếm chính xác của hàm VLOOKUP chỉ tìm kiếm các giá trị giống nhau hoàn toàn.

Hỏi: Khi nào nên sử dụng tính năng Approximate Match của hàm VLOOKUP?
Trả lời: Bạn nên sử dụng tính năng Approximate Match của hàm VLOOKUP khi bạn muốn tìm kiếm các giá trị gần giống nhau nhưng không phải hoàn toàn giống nhau. Ví dụ, nếu bạn muốn tìm kiếm một giá trị số trong một danh sách số, nhưng giá trị đó không khớp chính xác với bất kỳ giá trị nào trong danh sách đó, bạn có thể sử dụng tính năng Approximate Match để tìm kiếm giá trị gần giống nhất.

Hỏi: Làm thế nào để xử lý lỗi khi sử dụng hàm VLOOKUP với tính năng Approximate Match?
Trả lời: Khi sử dụng hàm VLOOKUP với tính năng Approximate Match, bạn có thể gặp phải lỗi #N/A nếu giá trị không được tìm thấy. Để xử lý lỗi này, bạn có thể sử dụng hàm IFERROR để hiển thị thông báo lỗi thay vì hiển thị kết quả #N/A.

Hỏi: Làm thế nào để xử lý lỗi khi sử dụng hàm VLOOKUP với tính năng Approximate Match?
Trả lời: Khi sử dụng hàm VLOOKUP với tính năng Approximate Match, có thể xảy ra một số lỗi như không tìm thấy giá trị cần tìm hoặc trả về giá trị sai. Để xử lý các lỗi này, bạn có thể sử dụng hàm IFERROR. Hàm này sẽ giúp bạn xử lý lỗi và trả về kết quả chính xác hơn.

Ví dụ, nếu bạn muốn tìm giá trị của ô A1 trong bảng dữ liệu, bạn có thể sử dụng công thức sau:

=VLOOKUP(A1, B:C, 2, TRUE)

Tuy nhiên, nếu giá trị trong ô A1 không được tìm thấy trong bảng dữ liệu, Excel sẽ trả về một giá trị lỗi #N/A. Để xử lý lỗi này, bạn có thể sử dụng hàm IFERROR như sau:

=IFERROR(VLOOKUP(A1, B:C, 2, TRUE), “Không tìm thấy giá trị”)

Nếu giá trị trong ô A1 không được tìm thấy trong bảng dữ liệu, Excel sẽ hiển thị thông báo “Không tìm thấy giá trị” thay vì giá trị lỗi #N/A.

Hỏi: Tính năng Approximate Match của hàm VLOOKUP có những hạn chế gì?
Trả lời: Mặc dù tính năng Approximate Match của hàm VLOOKUP có thể giúp bạn tìm kiếm và trả về kết quả chính xác hơn, nhưng nó cũng có một số hạn chế.

Đầu tiên, tính năng này chỉ hoạt động với dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu dữ liệu của bạn không được sắp xếp đúng cách, kết quả trả về có thể không chính xác.

Thứ hai, khi sử dụng tính năng Approximate Match, bạn phải đặt sự tin tưởng vào cách tính toán của Excel. Tính toán có thể không chính xác trong một số trường hợp, đặc biệt là khi có nhiều giá trị trùng nhau trong bảng dữ liệu.

Cuối cùng, tính năng Approximate Match có thể làm cho việc tìm kiếm trở nên chậm hơn đối với bảng dữ liệu lớn. Vì vậy, bạn nên cân nhắc và kiểm tra kỹ trước khi sử dụng tính năng này với bảng dữ liệu lớn.

guest
0 Góp ý
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận