Hàm VLOOKUP là một trong những công cụ quan trọng nhất của Excel, giúp người dùng tìm kiếm và truy xuất dữ liệu một cách dễ dàng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện để truy xuất dữ liệu chính xác và nhanh chóng.

Tham khảo thêm: Tổng hợp các khóa học excel cơ bản cho người đi làm

Cách sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện trong Excel

Hàm VLOOKUP có điều kiện là một công cụ mạnh mẽ trong các hàm Excel giúp bạn truy xuất dữ liệu dựa trên một điều kiện nhất định. Để sử dụng hàm này, bạn cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Tìm hiểu về cú pháp của hàm VLOOKUP có điều kiện

Cú pháp của hàm VLOOKUP có điều kiện như sau:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Trong đó:

Lookup_value là giá trị bạn muốn tìm kiếm.
Table_array là phạm vi bảng dữ liệu chứa giá trị bạn muốn truy xuất.
Col_index_num là số cột chứa giá trị bạn muốn truy xuất.
Range_lookup là một giá trị tùy chọn cho biết liệu bạn muốn tìm kiếm chính xác hay xấp xỉ giá trị.

Bước 2: Chọn dữ liệu cần truy xuất

Trước khi áp dụng hàm VLOOKUP có điều kiện vào bảng dữ liệu, bạn cần chọn phạm vi dữ liệu cần truy xuất.

Bước 3: Thiết lập điều kiện cho hàm VLOOKUP

Để thiết lập điều kiện cho hàm VLOOKUP có điều kiện, bạn cần sử dụng hàm IF và AND. Ví dụ, để truy xuất giá trị “B” trong cột C khi giá trị “A” xuất hiện trong cột A, bạn có thể sử dụng công thức sau:

=IF(AND(A2=”A”),VLOOKUP(“B”,C2:D5,2,FALSE),”Không có giá trị tương ứng”)

Trong đó:

A2 là ô chứa giá trị “A”.
C2:D5 là phạm vi bảng dữ liệu.
2 là số cột chứa giá trị bạn muốn truy xuất.
FALSE là giá trị cho biết bạn muốn tìm kiếm chính xác giá trị.

Bước 4: Áp dụng hàm VLOOKUP có điều kiện vào bảng dữ liệu

Sau khi thiết lập điều kiện cho hàm VLOOKUP, bạn có thể áp dụng nó vào bảng dữ liệu bằng cách sao chép công thức vào các ô cần truy xuất.

Với những bước đơn giản này, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện một cách dễ dàng và nhanh chóng trong Excel.

Lưu ý khi sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện

Hàm VLOOKUP có điều kiện trong Excel là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn truy xuất thông tin từ bảng dữ liệu theo một điều kiện nào đó. Tuy nhiên, khi sử dụng hàm này, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

1. Sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện với dữ liệu số

Khi sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện với dữ liệu số, bạn cần đảm bảo rằng các giá trị trong bảng dữ liệu đều là số và được định dạng cùng kiểu dữ liệu với giá trị trong ô điều kiện. Nếu không, hàm có thể trả về giá trị không chính xác.

2. Sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện với dữ liệu văn bản

Nếu bạn sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện với dữ liệu văn bản, hãy chắc chắn rằng bạn đã định dạng các giá trị trong bảng dữ liệu cùng kiểu với giá trị trong ô điều kiện. Nếu không, hàm có thể không trả về giá trị đúng.

3. Sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện với dữ liệu ngày tháng

Khi sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện với dữ liệu ngày tháng, bạn cần đảm bảo rằng các giá trị trong bảng dữ liệu đều là dạng ngày tháng và được định dạng cùng kiểu với giá trị trong ô điều kiện. Nếu không, hàm có thể trả về giá trị không chính xác.

4.Sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện với dữ liệu logic

Khi sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện với dữ liệu logic, hãy chắc chắn rằng các giá trị trong bảng dữ liệu đều là TRUE hoặc FALSE và được định dạng cùng kiểu với giá trị trong ô điều kiện. Nếu không, hàm có thể không trả về giá trị đúng.

Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý rằng khi sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện, nếu không tìm thấy giá trị phù hợp, hàm sẽ trả về giá trị lỗi #N/A. Để tránh xuất hiện lỗi này, bạn có thể sử dụng hàm IFERROR để xử lý.

Các ví dụ về sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện

Dưới đây là một số ví dụ về việc sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện trong Excel để truy xuất dữ liệu từ một bảng dữ liệu khác.

Ví dụ 1: Sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện để truy xuất dữ liệu số

Để minh họa cách sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện để truy xuất dữ liệu số, chúng ta sẽ lấy ví dụ sau:

Ta có bảng dữ liệu như sau:

Giả sử ta muốn truy xuất điểm của học sinh có tên là Mai. Ta có thể sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện để giải quyết vấn đề này.

Cú pháp của hàm VLOOKUP có điều kiện như sau:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

Trong đó:

lookup_value: giá trị cần tìm kiếm. Trong ví dụ này, đây là tên của học sinh, ta sẽ sử dụng “Mai” làm giá trị tìm kiếm.
table_array: là mảng dữ liệu cần tìm kiếm. Trong ví dụ này, đây là bảng dữ liệu có tên và điểm của học sinh.
col_index_num: chỉ số của cột mà ta muốn lấy giá trị. Trong ví dụ này, ta muốn lấy giá trị điểm của học sinh nên col_index_num là 2.
range_lookup: đối số này cho biết phương thức tìm kiếm của hàm VLOOKUP. Ta sẽ sử dụng “FALSE” để chỉ định tìm kiếm chính xác.

Vậy công thức để truy xuất điểm của học sinh Mai sẽ là:

=VLOOKUP(“Mai”,A2:B5,2,FALSE)

Kết quả sẽ là giá trị 7.5 – điểm số của học sinh Mai.

Ví dụ 2: Sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện để truy xuất dữ liệu văn bản

Trong ví dụ này, chúng ta sẽ sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện để truy xuất dữ liệu văn bản từ một bảng dữ liệu chứa thông tin các sản phẩm và giá của chúng.

Giả sử ta có một bảng dữ liệu như sau:

Chúng ta muốn truy xuất giá của một sản phẩm dựa trên tên của nó. Tuy nhiên, nếu chúng ta chỉ sử dụng hàm VLOOKUP thông thường thì sẽ không thể truy xuất được giá của sản phẩm khi chúng ta không biết chính xác tên của nó.

Để giải quyết vấn đề này, chúng ta có thể sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện như sau:

=VLOOKUP(G2,A1:B7,2,FALSE)

Ở đây, G2 là ô chứa tên của sản phẩm cần truy xuất giá, A1:B7 là phạm vi dữ liệu mà chúng ta muốn tìm kiếm, 2 là số thứ tự của cột chứa thông tin giá và FALSE đảm bảo rằng kết quả trả về sẽ chính xác cho tên sản phẩm được nhập vào.

Ví dụ: Nếu ta nhập vào tên sản phẩm “Bút chì 2B” vào ô G2, kết quả trả về sẽ là giá của sản phẩm này là 8000.

Chúng ta cũng có thể sử dụng hàm IFERROR để tránh việc hiển thị kết quả lỗi nếu không tìm thấy sản phẩm được nhập vào.

=IFERROR(VLOOKUP(G2,A1:B7,2,FALSE),”Không tìm thấy sản phẩm”)

Ví dụ: Nếu ta nhập vào tên sản phẩm “Bút mực” vào ô G2, kết quả trả về sẽ là “Không tìm thấy sản phẩm”.

Ví dụ 3: Sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện để truy xuất dữ liệu ngày tháng

Để minh họa cho cách sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện để truy xuất dữ liệu ngày tháng, chúng ta sẽ làm ví dụ sau:

Giả sử chúng ta có bảng dữ liệu về sản phẩm và ngày sản xuất như sau:

Giờ đây, chúng ta muốn truy xuất ngày sản xuất của sản phẩm C bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện. Để làm được điều này, chúng ta thực hiện các bước sau:

Bước 1: Tạo một ô để nhập tên sản phẩm mà chúng ta muốn truy xuất ngày sản xuất. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ nhập “C” vào ô A7.

Bước 2: Tạo một ô để chứa công thức hàm VLOOKUP có điều kiện. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ tạo ô C7 để chứa công thức.

Bước 3: Nhập công thức hàm VLOOKUP có điều kiện vào ô C7. Công thức như sau: =VLOOKUP(A7, A2:B6, 2, FALSE)

Giải thích:

A7: là ô chứa giá trị tên sản phẩm mà chúng ta muốn truy xuất ngày sản xuất.
A2:B6: là phạm vi dữ liệu mà chúng ta muốn truy xuất, bao gồm cột Sản phẩm (cột A) và cột Ngày sản xuất (cột B).
2: là số thứ tự của cột dữ liệu mà chúng ta muốn truy xuất, trong trường hợp này là cột Ngày sản xuất (cột B).
FALSE: là tham số để xác định rằng chúng ta muốn tìm chính xác giá trị của tên sản phẩm, không phải giá trị gần đúng.

Bước 4: Nhấn Enter để hoàn thành công thức hàm. Kết quả sẽ hiển thị ngay trong ô C7.

Kết quả: Ô C7 hiển thị giá trị ngày sản xuất của sản phẩm C, tức là “10/01/2022”.

Như vậy, chúng ta đã thành công trong việc sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện để truy xuất dữ liệu ngày tháng trong bảng dữ liệu.

Ví dụ 4: Sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện để truy xuất dữ liệu logic

Trong ví dụ này, chúng ta sẽ sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện để truy xuất dữ liệu logic. Giả sử bạn có một bảng dữ liệu với các cột sau:

Bạn muốn tạo ra một cột mới, gọi là “Sản phẩm có sẵn”, để cho biết sản phẩm đó còn hàng hay đã bán. Để làm được điều này, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện như sau:

Bạn tạo một bảng mới với hai cột: “Trạng thái” và “Sản phẩm có sẵn”.

Trong cột “Trạng thái”, bạn nhập các giá trị “Còn hàng” và “Đã bán”.

Trong cột “Sản phẩm có sẵn”, bạn sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện để truy xuất trạng thái của từng sản phẩm. Cụ thể, bạn nhập công thức sau vào ô đầu tiên của cột “Sản phẩm có sẵn”:

=VLOOKUP(D2,$A$2:$D$4,4,FALSE)

Trong đó:

D2 là ô chứa tên sản phẩm đầu tiên.
$A$2:$D$4 là phạm vi của bảng dữ liệu ban đầu.
4 là chỉ số của cột “Trạng thái” trong bảng dữ liệu ban đầu.
FALSE là để đảm bảo rằng hàm sẽ trả về giá trị chính xác nhất có thể, không phải giá trị gần đúng.

Bạn sẽ thấy rằng cột “Sản phẩm có sẵn” hiện giờ chứa các giá trị “Đã bán” hoặc “Còn hàng” tương ứng với trạng thái của từng sản phẩm.

Đây chỉ là một trong số nhiều cách bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện để truy xuất dữ liệu logic trong Excel.

Những lợi ích của việc sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện

Việc sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện trong Excel mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, bao gồm:

1. Tìm kiếm và truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác

Hệ thống hàm VLOOKUP có điều kiện trong Excel cho phép người dùng tìm kiếm và truy xuất dữ liệu từ bảng dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Thay vì phải tìm kiếm thủ công từng dòng trong bảng dữ liệu để tìm các giá trị cần truy xuất, người dùng chỉ cần nhập các điều kiện cần thiết và hệ thống sẽ tự động tìm kiếm và truy xuất dữ liệu phù hợp.

Ví dụ, khi cần tìm kiếm số điện thoại của một khách hàng trong một bảng dữ liệu lớn, người dùng có thể sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện để truy xuất thông tin này chỉ với một vài bước đơn giản. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và năng lực của người dùng và giúp họ hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và chính xác.

2. Tiết kiệm thời gian và năng lực của người dùng

Sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện trong Excel giúp người dùng tiết kiệm thời gian và năng lực trong quá trình tìm kiếm và truy xuất dữ liệu. Thay vì phải thực hiện các công việc liên quan đến tìm kiếm và truy xuất dữ liệu một cách thủ công, người dùng có thể sử dụng các công cụ có sẵn để tự động thực hiện các công việc này.

Ví dụ, khi cần truy xuất các thông tin từ một bảng dữ liệu lớn, người dùng có thể sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện để truy xuất các thông tin này một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp người dùng tiết kiệm thời gian và năng lực và tập trung vào các công việc khác trong quá trình làm việc.

3. Giảm thiểu sai sót trong quá trình tính toán và truy xuất dữ liệu

Khi sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện, người dùng sẽ giảm thiểu được những sai sót có thể xảy ra trong quá trình tính toán và truy xuất dữ liệu. Với hàm VLOOKUP có điều kiện, các điều kiện đã được thiết lập trước đó sẽ được áp dụng vào quá trình truy xuất dữ liệu, giúp tránh những sai sót do việc nhập sai giá trị hoặc đơn vị tính. Điều này sẽ giúp cho các báo cáo hoặc tính toán của người dùng trở nên chính xác hơn, tránh những sai sót không đáng có và giúp tăng độ chính xác của công việc.

Ví dụ, nếu bạn đang tính toán doanh số bán hàng của một cửa hàng và bạn cần truy xuất thông tin về sản phẩm được bán trong một khoảng thời gian cụ thể, sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện sẽ giúp bạn tránh được việc nhập sai mã sản phẩm hoặc số lượng sản phẩm được bán. Nếu không sử dụng hàm này, bạn có thể sẽ nhập sai giá trị và làm giảm độ chính xác của kết quả tính toán.

Do đó, việc sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện sẽ giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình tính toán và truy xuất dữ liệu, giúp tăng độ chính xác và đáng tin cậy của công việc.

4. Tăng hiệu suất và độ chính xác trong công việc

Hàm VLOOKUP có điều kiện giúp tăng hiệu suất và độ chính xác trong công việc bởi vì nó giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực của người dùng trong quá trình truy xuất dữ liệu. Thay vì phải tìm kiếm và so sánh thủ công các giá trị trong bảng dữ liệu, người dùng có thể sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện để thực hiện quá trình này một cách nhanh chóng và chính xác hơn.

Ngoài ra, việc sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện cũng giúp giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình truy xuất dữ liệu, do không cần phải tính toán và so sánh thủ công. Điều này giúp tăng độ chính xác và độ tin cậy của kết quả tính toán, đồng thời giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong quá trình làm việc.

Việc sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện không chỉ giúp tăng hiệu suất và độ chính xác trong công việc mà còn giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong quá trình làm việc, đồng thời giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình tính toán và truy xuất dữ liệu.

Kết luận

Hàm VLOOKUP có điều kiện là một công cụ hữu ích trong Excel, giúp người dùng truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện, bạn có thể tiết kiệm thời gian và năng lực của mình, giảm thiểu sai sót trong quá trình tính toán và truy xuất dữ liệu, tăng hiệu suất và độ chính xác trong công việc. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện trong Excel.

FAQs

Hỏi: Hàm VLOOKUP có điều kiện khác gì so với hàm VLOOKUP thông thường?
Trả lời: Hàm VLOOKUP có điều kiện là một phiên bản mở rộng của hàm VLOOKUP thông thường, cho phép người dùng truy xuất dữ liệu với điều kiện tìm kiếm, nó sẽ trả về giá trị đầu tiên trong cột được chỉ định mà thỏa mãn điều kiện tìm kiếm.

Hỏi: Tôi phải làm gì nếu không tìm thấy dữ liệu tương ứng với điều kiện trong hàm VLOOKUP có điều kiện?
Trả lời: Trong trường hợp không tìm thấy dữ liệu tương ứng với điều kiện trong hàm VLOOKUP có điều kiện, nó sẽ trả về giá trị lỗi “#N/A”. Bạn có thể sử dụng hàm IFERROR để thay thế giá trị lỗi này bằng giá trị khác.

Hỏi: Tôi có thể sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện để truy xuất dữ liệu từ các bảng khác nhau không?
Trả lời: Có, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện để truy xuất dữ liệu từ các bảng khác nhau trong cùng một workbook hoặc từ các workbook khác.

Hỏi: Làm thế nào để tăng tốc độ tính toán khi sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện?
Trả lời: Bạn có thể tăng tốc độ tính toán khi sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện bằng cách: Sử dụng ký hiệu tuyệt đối ($) để giảm thiểu tình trạng thay đổi tên các phạm vi truy xuất dữ liệu. Đảm bảo rằng bảng dữ liệu của bạn đã được sắp xếp theo cột tìm kiếm trước đó, điều này giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm và truy xuất dữ liệu. Sử dụng các công cụ Excel khác như bảng tính cache để tối ưu hóa tính toán.

Hỏi: Tôi có thể sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện trên các phiên bản Excel khác nhau không?
Trả lời: Hầu hết các phiên bản Excel đều hỗ trợ hàm VLOOKUP có điều kiện, tuy nhiên, cú pháp và tính năng của hàm có thể khác nhau đối với mỗi phiên bản. Nếu bạn đang làm việc trên một phiên bản Excel khác với phiên bản mà bạn đã sử dụng trước đó, bạn nên kiểm tra cú pháp và tính năng của hàm trước khi sử dụng để tránh các lỗi không đáng có.