Tìm hiểu cách sử dụng hàm tham chiếu VLOOKUP và xem xét ví dụ thực tế về cách sử dụng trong công việc. Học cách áp dụng hàm Excel mạnh mẽ này để tối ưu hóa công việc của bạn và giảm thiểu thời gian làm việc.

Hàm VLOOKUP cho phép người dùng tìm kiếm thông tin từ một bảng dữ liệu và hiển thị kết quả tương ứng. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách sử dụng hàm tham chiếu VLOOKUP nhé!

Tham khảo thêm: Tổng hợp các khóa học excel cơ bản cho người đi làm

Cách sử dụng hàm tham chiếu VLOOKUP trong Excel

Hàm tham chiếu VLOOKUP là một công cụ quan trọng trong Excel cho phép người dùng tìm kiếm thông tin từ một bảng dữ liệu và hiển thị kết quả tương ứng. Để sử dụng hàm tham chiếu VLOOKUP, bạn cần biết các đối số sau:

Công thức VLOOKUP có dạng như sau:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

Trong đó,

lookup_value: Giá trị mà bạn muốn tìm kiếm.
table_array: Vùng dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm.
col_index_num: Số thứ tự của cột hiển thị kết quả trong vùng dữ liệu.
range_lookup: Loại tìm kiếm. Nếu để trống hoặc là TRUE, Excel sẽ tìm kiếm giá trị gần nhất với giá trị tìm kiếm. Nếu là FALSE, Excel sẽ tìm kiếm chính xác giá trị tìm kiếm.

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu với thông tin về sản phẩm và giá bán:

Bạn muốn tìm giá bán của sản phẩm B. Để làm điều này, bạn sử dụng công thức VLOOKUP như sau:

=VLOOKUP(“B”, A1:B4, 2, FALSE)

Kết quả sẽ là 200.

Áp dụng hàm tham chiếu VLOOKUP trong công việc

Giả sử bạn làm việc trong một công ty bán lẻ và bạn có một bảng dữ liệu về sản phẩm của công ty bao gồm tên sản phẩm, mô tả, giá và số lượng tồn kho. Bạn muốn tìm kiếm thông tin về sản phẩm bằng cách nhập tên sản phẩm vào một ô và hiển thị mô tả, giá và số lượng tồn kho tương ứng trong các ô khác.

Để làm được điều này, bạn có thể sử dụng hàm tham chiếu VLOOKUP. Hãy thực hiện các bước sau:

1. Sắp xếp bảng dữ liệu của bạn theo thứ tự tên sản phẩm theo bảng chữ cái. Điều này sẽ giúp hàm VLOOKUP hoạt động hiệu quả hơn.

2. Tạo một ô nhập tên sản phẩm và đặt tên ô đó là “Product Name” để dễ dàng tham chiếu đến nó trong công thức VLOOKUP.

3. Tiếp theo, tạo các ô khác để hiển thị mô tả, giá và số lượng tồn kho tương ứng với sản phẩm được tìm kiếm. Đặt tên các ô đó là “Product Description”, “Product Price” và “Product Stock”.

4. Nhập công thức VLOOKUP vào ô “Product Description”. Công thức sẽ có dạng như sau:

=VLOOKUP(Product Name,Table Array,Column Index Number,FALSE)

Trong đó:

“Product Name” là tên ô chứa tên sản phẩm mà bạn muốn tìm kiếm.
“Table Array” là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm, bao gồm tên sản phẩm, mô tả, giá và số lượng tồn kho. Bạn cần chắc chắn rằng phạm vi này bao gồm tất cả các dòng trong bảng dữ liệu của bạn và các tiêu đề cột được đặt tên chính xác.
“Column Index Number” là số cột của dữ liệu trong phạm vi bạn muốn hiển thị. Ví dụ: nếu bạn muốn hiển thị mô tả sản phẩm, bạn cần đặt số cột là 2 vì cột thứ hai trong phạm vi dữ liệu của bạn chứa mô tả sản phẩm.
“FALSE” là giá trị “exact match” để tìm kiếm giá trị chính xác trong phạm vi dữ liệu của bạn.

5. Sao chép công thức VLOOKUP vào các ô khác để hiển thị giá và số lượng tồn kho

Sau khi bạn đã thực hiện công thức VLOOKUP cho ô đầu tiên, bạn có thể sao chép công thức này vào các ô khác trong cột tương ứng để hiển thị giá và số lượng tồn kho của các sản phẩm khác.

Để sao chép công thức, bạn có thể kéo thả bảng điều khiển trong góc dưới bên phải của ô chứa công thức. Hoặc bạn có thể sao chép công thức bằng cách nhấn Ctrl + C trên bàn phím, sau đó chọn các ô khác và nhấn Ctrl + V để dán công thức vào đó.

Sau khi sao chép công thức vào các ô khác, các giá trị tương ứng với các sản phẩm sẽ được hiển thị trong các ô đó. Bạn cũng có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết nếu có sự khác biệt trong cách hiển thị các dữ liệu.

6. Kiểm tra kết quả và thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Nếu kết quả trả về không chính xác, bạn có thể kiểm tra lại các tiêu đề cột trong phạm vi dữ liệu hoặc sử dụng các giá trị khác trong công thức VLOOKUP để tìm kiếm giá trị chính xác.

7. Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn có thể tìm kiếm thông tin về bất kỳ sản phẩm nào trong bảng dữ liệu của bạn bằng cách nhập tên sản phẩm vào ô “Product Name”. Các ô “Product Description”, “Product Price” và “Product Stock” sẽ hiển thị thông tin tương ứng với sản phẩm đó.

Đây chỉ là một trong số rất nhiều ví dụ về cách áp dụng hàm tham chiếu VLOOKUP trong công việc. Tùy thuộc vào ngành nghề và mục đích sử dụng, bạn có thể tìm thấy nhiều ứng dụng khác của hàm này để giúp tối ưu hóa công việc của mình.

Các ví dụ khác có thể bao gồm việc sử dụng hàm VLOOKUP để kiểm tra mã sản phẩm trong bảng dữ liệu của bạn, tìm kiếm thông tin về khách hàng trong cơ sở dữ liệu, hoặc so sánh giá cả của các sản phẩm khác nhau.

Cách tối ưu hóa công việc với hàm tham chiếu VLOOKUP

Để tối ưu hóa công việc với hàm tham chiếu VLOOKUP, bạn nên sử dụng các phím tắt và tính năng của Excel để tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Một số mẹo nhỏ sau đây có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với hàm VLOOKUP:

1. Sử dụng tính năng AutoComplete của Excel để nhanh chóng hoàn thành công thức VLOOKUP. Sau khi bạn nhập đến đoạn “VLOOKUP(“, Excel sẽ tự động hiển thị các thông tin cần thiết và giúp bạn hoàn thành công thức nhanh chóng hơn.

2. Sử dụng các tên định danh để đặt tên cho vùng dữ liệu và giá trị tìm kiếm. Điều này giúp bạn dễ dàng tham chiếu đến các vùng dữ liệu và giá trị tìm kiếm trong các công thức khác mà không cần phải ghi lại địa chỉ cụ thể.

3. Sử dụng tính năng “Format as Table” để tạo bảng dữ liệu trong Excel. Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý và sắp xếp dữ liệu, đồng thời cũng tạo điều kiện tốt hơn cho việc sử dụng công thức VLOOKUP.

4. Sử dụng hàm INDEX và MATCH thay cho VLOOKUP trong những trường hợp cần tìm kiếm giá trị dựa trên nhiều cột hoặc cần sắp xếp lại dữ liệu trước khi tìm kiếm.

5. Sử dụng tính năng Conditional Formatting để đánh dấu các giá trị tìm kiếm hoặc kết quả trả về của công thức VLOOKUP trong bảng dữ liệu.

Kết luận

Hàm tham chiếu VLOOKUP là một công cụ rất hữu ích trong Excel cho phép bạn tìm kiếm giá trị trong một vùng dữ liệu lớn. Bằng cách hiểu rõ cách hoạt động của hàm VLOOKUP và sử dụng các mẹo nhỏ để làm việc hiệu quả hơn, bạn có thể tăng năng suất và tiết kiệm thời gian trong công việc của mình.

FAQs

Hỏi: Tôi đã nhập đúng công thức VLOOKUP nhưng kết quả trả về là giá trị lỗi “#N/A”. Tại sao lại như vậy?
Trả lời: Điều này có thể xảy ra khi giá trị tìm kiếm không có trong vùng dữ liệu hoặc khi các đối số trong công thức không được nhập đúng. Bạn nên kiểm tra lại các giá trị và định dạng của các ô trong vùng dữ liệu, đồng thời kiểm tra lại các đối số trong công thức.

Hỏi: Làm thế nào để tìm kiếm giá trị dựa trên nhiều cột trong vùng dữ liệu?
Trả lời: Bạn có thể sử dụng hàm INDEX và MATCH để tìm kiếm giá trị dựa trên nhiều cột trong vùng dữ liệu. Hàm này cho phép bạn tìm kiếm giá trị dựa trên một hàng của bảng và một cột hoặc nhiều cột khác nhau.

Hỏi: Tôi có thể sử dụng hàm VLOOKUP để tìm kiếm giá trị trong nhiều bảng dữ liệu khác nhau không?
Trả lời: Có thể. Bạn chỉ cần nhập tên của bảng dữ liệu vào công thức VLOOKUP và sử dụng dấu chấm để tham chiếu đến các giá trị trong bảng dữ liệu đó.

Hỏi: Làm thế nào để tìm kiếm giá trị gần đúng nhất trong vùng dữ liệu?
Trả lời: Bạn có thể sử dụng đối số cuối cùng của hàm VLOOKUP, đó là “range_lookup”, để tìm kiếm giá trị gần đúng nhất trong vùng dữ liệu. Nếu bạn muốn tìm kiếm giá trị chính xác, bạn nên đặt giá trị của “range_lookup” là FALSE.

Hỏi: Tôi muốn sử dụng hàm VLOOKUP trong nhiều ô trong bảng dữ liệu của mình. Làm thế nào để tạo một bản sao của công thức đó cho các ô khác?
Trả lời: Bạn có thể sử dụng tính năng “Fill Handle” của Excel để sao chép công thức VLOOKUP cho các ô khác trong bảng dữ liệu của mình. Bạn chỉ cần kéo điểm nhấn xuống các ô khác và Excel sẽ tự động điều chỉnh các tham chiếu đến các ô khác trong bảng dữ liệu.