Học cách sử dụng hàm INFO trong Excel để hiển thị thông tin về tệp, bảng tính và phần mềm khác. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu cách kết hợp hàm INFO với các hàm khác trong Excel, giải quyết các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm INFO và lưu ý khi sử dụng hàm INFO. Ngoài ra, chúng ta cũng sẽ áp dụng hàm INFO vào thực tế thông qua các bài tập.
Tham khảo thêm: Tổng hợp các khóa học excel cơ bản cho người đi làm
Danh mục nội dung
Hàm INFO là gì và cách sử dụng hiệu quả?
1. Hàm INFO là gì?
Hàm INFO là một hàm được sử dụng trong Microsoft Excel để truy xuất thông tin về các tệp, bảng tính và phần mềm khác. Nó cho phép chúng ta lấy thông tin về kích thước, định dạng, tên và đường dẫn của tệp hoặc bảng tính Excel.
Hàm này cũng có thể được sử dụng để truy xuất thông tin về các phần mềm khác, chẳng hạn như Word, PowerPoint, hay các tệp tin PDF.
2. Cách sử dụng hàm INFO trong Excel
Cú pháp hàm INFO như sau:
=INFO(type_text, [reference])
Trong đó:
type_text: là một chuỗi văn bản xác định thông tin cần lấy. Các thông tin có thể lấy được bao gồm: “directory”, “filename”, “fullpathname”, “numfile”, “numsheet”, “osversion”, “recalc”, “release”.
reference: là địa chỉ tệp hoặc bảng tính cần truy xuất thông tin. Nếu không có giá trị này, hàm sẽ truy xuất thông tin về bảng tính hiện tại.
Ví dụ: để lấy đường dẫn của tệp đang sử dụng, ta sử dụng cú pháp
=INFO(“fullpathname”)
và nếu muốn lấy số lượng sheet trong bảng tính, ta sử dụng cú pháp
=INFO(“numsheet”)
Cách kết hợp hàm INFO với các hàm khác trong Excel
Hàm INFO không chỉ có thể sử dụng độc lập mà còn có thể kết hợp với các hàm khác trong Excel để tạo ra các công thức phức tạp hơn. Dưới đây là một số cách kết hợp hàm INFO với các hàm khác trong Excel:
1. Kết hợp hàm INFO với hàm IFERROR
Hàm IFERROR có chức năng kiểm tra lỗi và trả về giá trị được chỉ định nếu công thức bị lỗi. Khi kết hợp hàm INFO với hàm IFERROR, nếu hàm INFO bị lỗi, thì hàm IFERROR sẽ trả về giá trị được chỉ định thay vì trả về giá trị lỗi. Ví dụ:
=IFERROR(INFO(“filename”), “Không tìm thấy tên tệp”)
Trong công thức trên, nếu hàm INFO không thể trả về giá trị tên tệp, thì hàm IFERROR sẽ trả về thông báo “Không tìm thấy tên tệp” thay vì trả về giá trị lỗi.
2. Kết hợp hàm INFO với hàm CONCATENATE
Hàm CONCATENATE có chức năng kết hợp các giá trị lại với nhau. Khi kết hợp hàm INFO với hàm CONCATENATE, người dùng có thể kết hợp các thông tin lấy được từ hàm INFO với các thông tin khác để tạo ra một chuỗi kết quả. Ví dụ:
=CONCATENATE(“Tên tệp: “, INFO(“filename”), ” – Số lượng sheet: “, INFO(“numSheets”))
Trong công thức trên, người dùng đã kết hợp thông tin về tên tệp và số lượng sheet được lấy từ hàm INFO với các chuỗi khác để tạo ra một chuỗi kết quả dễ đọc hơn.
3. Kết hợp hàm INFO với hàm COUNTA
Hàm COUNTA có chức năng đếm số lượng giá trị không rỗng trong một dãy giá trị. Khi kết hợp hàm INFO với hàm COUNTA, người dùng có thể đếm số lượng sheet trong tệp đang sử dụng. Ví dụ:
=COUNTA(INDIRECT(“Sheet1:Sheet”&INFO(“numSheets”)&”!A1″))
Trong công thức trên, hàm INDIRECT được sử dụng để tạo ra một dãy giá trị từ sheet 1 đến sheet cuối cùng của tệp, và hàm COUNTA được sử dụng để đếm số lượng sheet có giá trị không rỗng trong dãy giá trị đó.
4. Kết hợp hàm INFO với hàm INDEX và MATCH
Hàm INDEX và MATCH có chức năng trả về giá trị trong một dãy giá trị tương ứng với một giá trị được chỉ định. Khi kết hợp hàm INFO với hàm INDEX và MATCH, người dùng có thể tìm kiếm và trả về giá trị từ một sheet cụ thể trong tệp. Ví dụ:
=INDEX(INDIRECT(INFO(“filename”)&”!”&”$A$1:$C$10″), MATCH(“Mã sản phẩm”, INDIRECT(INFO(“filename”)&”!”&”$A$1:$A$10″), 0), MATCH(“Tên sản phẩm”, INDIRECT(INFO(“filename”)&”!”&”$A$1:$C$1″), 0))
Trong công thức trên, người dùng đã sử dụng hàm INFO để lấy tên tệp, sau đó sử dụng hàm INDIRECT để tạo ra địa chỉ sheet và dãy giá trị cần tìm kiếm. Sau đó, hàm MATCH được sử dụng để tìm kiếm vị trí của giá trị “Mã sản phẩm” và “Tên sản phẩm” trong dãy giá trị, và hàm INDEX được sử dụng để trả về giá trị ở vị trí tương ứng.
5. Kết hợp hàm INFO với hàm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP có chức năng trả về giá trị trong một dãy giá trị tương ứng với một giá trị được chỉ định. Khi kết hợp hàm INFO với hàm VLOOKUP, người dùng có thể tìm kiếm và trả về giá trị từ một sheet cụ thể trong tệp. Ví dụ:
=VLOOKUP(“Mã sản phẩm”, INDIRECT(INFO(“filename”)&”!”&”$A$1:$C$10″), MATCH(“Tên sản phẩm”, INDIRECT(INFO(“filename”)&”!”&”$A$1:$C$1″), 0), 0)
Trong công thức trên, người dùng đã sử dụng hàm INFO để lấy tên tệp, sau đó sử dụng hàm INDIRECT để tạo ra địa chỉ sheet và dãy giá trị cần tìm kiếm. Sau đó, hàm MATCH được sử dụng để tìm kiếm vị trí của giá trị “Tên sản phẩm” trong dãy giá trị, và hàm VLOOKUP được sử dụng để trả về giá trị ở vị trí tương ứng.
6. Kết hợp hàm INFO với hàm SUMIF và COUNTIF
Hàm SUMIF và COUNTIF có chức năng tính tổng và đếm số lượng giá trị trong một dãy giá trị tương ứng với một điều kiện được chỉ định. Khi kết hợp hàm INFO với hàm SUMIF và COUNTIF, người dùng có thể tính toán giá trị từ một sheet cụ thể trong tệp. Ví dụ:
=SUMIF(INDIRECT(INFO(“filename”)&”!”&”$A$1:$A$10″), “A”, INDIRECT(INFO(“filename”)&”!”&”$B$1:$B$10″))
Trong công thức trên, người dùng đã sử dụng hàm INFO để lấy tên tệp, sau đó sử dụng hàm INDIRECT để tạo ra địa chỉ sheet và dãy giá trị cần tính toán. Hàm SUMIF được sử dụng để tính tổng giá trị trong dãy giá trị cột B tương ứng với giá trị “A” trong cột A.
Các lỗi thường gặp và lưu ý khi sử dụng hàm INFO
Khi sử dụng hàm INFO, có một số lỗi thường gặp mà chúng ta cần lưu ý:
1. Nếu đường dẫn của tệp hoặc bảng tính chứa dấu cách, ta cần đặt dấu ngoặc kép (“”) xung quanh đường dẫn đó để tránh lỗi.
2. Nếu đường dẫn của tệp hoặc bảng tính không chính xác, hàm INFO sẽ trả về lỗi #VALUE!.
3. Nếu hàm INFO không tìm thấy thông tin cần lấy, nó sẽ trả về lỗi #N/A!.
4. Ngoài ra, khi sử dụng hàm INFO, chúng ta cần lưu ý một số điểm sau đây:
Hàm INFO chỉ có thể truy xuất thông tin về các tệp, bảng tính và phần mềm có sẵn trên máy tính.
Các thông tin trả về bởi hàm INFO có thể khác nhau tùy thuộc vào phiên bản Excel và hệ điều hành đang sử dụng.
Hàm INFO chỉ hoạt động trên máy tính cá nhân, không thể sử dụng trên các máy chủ hoặc máy tính trong mạng nội bộ.
Ví dụ ứng dụng hàm INFO trong thực tế
Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm INFO trong thực tế, chúng ta có thể thực hiện các bài tập sau đây:
1. Lấy tên của tệp đang sử dụng: Sử dụng hàm =MID(CELL(“filename”,A1),FIND(“[“,CELL(“filename”,A1))+1,FIND(“]”,CELL(“filename”,A1))-FIND(“[“,CELL(“filename”,A1))-1) để lấy tên của tệp đang sử dụng.
2. Lấy số lượng sheet trong bảng tính: Sử dụng hàm =INFO(“numsheet”) để lấy số lượng sheet trong bảng tính hiện tại.
3. Kiểm tra phiên bản Excel đang sử dụng: Sử dụng hàm =INFO(“release”) để kiểm tra phiên bản Excel đang sử dụng.
4. Kiểm tra độ dài tối đa của tên tệp: Sử dụng hàm =INFO(“maxfilename”) để kiểm tra độ dài tối đa của tên tệp trên hệ thống đang sử dụng.
5. Kiểm tra đường dẫn mặc định cho các tệp mới: Sử dụng hàm =INFO(“defaultfilepath”) để kiểm tra đường dẫn mặc định cho các tệp mới trên hệ thống đang sử dụng.
Kết luận
Hàm INFO là một hàm rất hữu ích trong Excel để lấy thông tin về các thuộc tính của bảng tính hoặc tệp đang sử dụng. Với hàm này, người dùng có thể dễ dàng lấy được các thông tin quan trọng như tên tệp, số lượng sheet, phiên bản Excel, độ dài tối đa của tên tệp và đường dẫn mặc định cho các tệp mới. Bên cạnh đó, hàm INFO cũng có thể kết hợp với các hàm khác trong Excel để tạo ra các công thức phức tạp hơn, giúp người dùng thực hiện các tác vụ phức tạp một cách dễ dàng hơn.
Lưu ý khi sử dụng hàm INFO, người dùng cần kiểm tra kỹ các đối số và tham số được sử dụng trong công thức. Nếu sử dụng sai cú pháp hoặc tham số không đúng, hàm INFO có thể trả về kết quả không chính xác hoặc báo lỗi. Ngoài ra, người dùng cũng cần đặt chú ý đến các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm INFO, như lỗi khi đường dẫn chứa dấu cách hoặc khi tên tệp quá dài.
|
Trọn bộ khóa học Excel online chất lượng từ cơ bản đến nâng cao, phù hợp cho mọi đối tượng từ văn phòng đến sinh viên, học phí thấp và được sở hữu trọn đời. Bạn sẽ được tiếp cận với những bài học chi tiết và dễ hiểu, bao gồm tài liệu và bài tập thực hành giúp bạn trau dồi kiến thức và kỹ năng sử dụng Excel. |
FAQs
Hỏi: Hàm INFO hoạt động trên các phiên bản Excel nào?
Trả lời: Hàm INFO hoạt động trên các phiên bản Excel từ Excel 2003 trở lên.
Hỏi: Hàm INFO có thể truy xuất thông tin về các tệp hoặc bảng tính nằm trên mạng nội bộ không?
Trả lời: Không, hàm INFO chỉ hoạt động trên các tệp hoặc bảng tính có sẵn trên máy tính cá nhân.
Hỏi: Làm thế nào để sử dụng hàm INFO để lấy thông tin về phiên bản Excel đang sử dụng?
Trả lời: Để lấy thông tin về phiên bản Excel đang sử dụng, sử dụng cú pháp =INFO(“release”).
Hỏi: Làm thế nào để tránh lỗi khi đường dẫn của tệp hoặc bảng tính chứa dấu cách?
Trả lời: Để tránh lỗi khi đường dẫn của tệp hoặc bảng tính chứa dấu cách, ta cần đặt dấu ngoặc kép (“”) xung quanh đường dẫn đó.
Hỏi: Làm thế nào để truy xuất thông tin về số lượng sheet trong bảng tính hiện tại?
Trả lời: Để truy xuất thông tin về số lượng sheet trong bảng tính hiện tại, sử dụng cú pháp =INFO(“numsheet”).
Tham khảo thêm: https://wikitim.com/ham-excel/